A programozói munkák folyamatában nem kis kihívást jelent a határidők tartása, azon belül pedig többek közt az, hogy ne folyjon szét a munkával töltött időnk, hanem a lehető leghatékonyabban tudjuk azt kihasználni. Meglepő módon az igazán produktív munkavégzés kulcsa nem annyira a gyorsaság – bár természetesen az sem árt –, hanem a munkára fordított idővel való hatékony gazdálkodás. Ennek alapja a tökéletesen szervezett munkavégzés és időkihasználás. Erre ma már sokféle jól bevált időmenedzsment technika létezik, melyeket ráadásul hatékonyan kombinálhatunk különböző feladatkezelő appok és szoftverek használatával.

Priorizálás: az Eisenhower-mátrix

Az Eisenhower által még a II. világháború alatt katonai főparancsnokként kidolgozott módszer a sürgősség és fontosság metszetei szerint rangsorolja a feladatokat, melyek alapján a teendőinket négyféle kategóriába kell besorolnunk. 

Ezek közül elsőként a sürgős és fontos feladatokat végezzük el. Majdnem ugyanilyen jelentősek a fontos, de nem sürgős teendők – ezeket mindenképpen ütemezzük be úgy, hogy kellő figyelmet és energiát fordíthassunk rájuk. A sürgős, de nem fontos teendőkkel kell legjobban vigyázni, mert hajlamosak elvonni a figyelmünket és érdemtelenül szétforgácsolni az időnket – amennyit csak lehet, szelektáljunk ki vagy adjunk át másnak belőlük, vagy tűzdeljük be a fontos feladatok közé. A legvégére hagyjuk a nem sürgős és nem fontos teendőket, melyek jelentős része egyébként teljesen el is hagyható, vagy magától megoldódik, esetleg átadhatjuk másnak. 

Ezt a felosztást a munka jellegétől függően bármilyen időintervallumra elvégezhetjük: akár napi szinten is, de ha hosszabb munkafolyamatokban dolgozunk, akkor a heti vagy havi terv is alkalmazható.

Időmenedzsment gyakorlati tippek:

  • lehetőleg 6-8 feladatnál többet ne tartalmazzon a mátrix,
  • a két fontos kategóriára fókuszáljunk,
  • ne halogassuk a teendőket – hasznos lehet határidőt szabni nekik,
  • pipáljuk ki, ami készen van,
  • jegyezzük mellé az elvégzésére fordított időt.

Ezek mind motiváló hatással bírnak, illetve jó tanulságul szolgálnak a későbbiekre.

Pomodoro módszer

A pomodoro (magyarul paradicsom) módszer a paradicsom alakú konyhai időzítőről kapta a nevét. A módszer lényege a ciklikus, fókuszált idő- és energiagazdálkodás. Ez a technika a munkavégzést 25 perces időszakaszokra bontja, melyek között 5 perces szüneteket tart. A munkával töltött ciklusokat pomodorónak nevezi, melyekben a cél a tökéletesen fókuszált munkavégzés.

Lépései:

  • válasszuk ki az aktuális feladatot, és lássunk hozzá. Érdemes előre kitűzni, hogy az adott feladat hány pomodoro alatt teljesíthető: ez növeli a motiváltságunkat és hatékonyságunkat;
  • 25 percig ne hagyjuk abba a munkát, csak arra koncentráljunk, biztosítsunk zavartalan körülményeket;
  • a pomodoro végén rögzítsük, hogy mit sikerült elvégezni, azt pipáljuk ki;
  • 25 perc után 5 perc szünetet kell tartani – mindenképpen. Ezalatt tilos a munkával foglalkozni: ez a lazítás és az energiafeltöltődés ideje;
  • ha 1 pomodoro alatt nem végeztünk az elkezdett feladattal, a következő körben folytassuk ott, ahol abbahagytuk. Ha elkészültünk, rögzítsük az eredményt;
  • minden 4. pomodoro után tartsunk egy hosszabb, 15-20 perces szünetet, melyet szintén kizárólag kikapcsolódással töltünk;
  • az idő méréséhez bármilyen eszközt használhatunk.

GTD

A GTD, azaz a Getting Things Done a hatékony feladatszervezés módszere.

Lépései:

  • készítsünk listát az elvégzendő feladatokról;
  • bontsuk őket kisebb részfeladatokra;
  • a részfeladatokat rendszerezzük téma és prioritás szerint;
  • rendeljünk hozzájuk határidőt és felelőst.

Ha mindezt sikerült következetesen végigvinni, akkor egy nagyon letisztult tevékenységlistát kapunk időzítéssel, melyről csak ki kell választani és elvégezni az aktuális feladatot, majd kipipálni.

A napi hatékonysági görbe kihasználása

Személyes produktivitási zóna

Hogy ki mikor a leghatékonyabb a munkában, az erősen személyfüggő, és érdemes erre építeni. A legfontosabb és legelmélyültebb munkát igénylő feladatokat célszerű a munkanapnak arra az időszakára időzíteni, amelyben a leghatékonyabban tudunk teljesíteni, míg a kevésbé koncentrált intervallumokban elvégezhetjük a sürgős, de kevésbé fontos feladatokat, mint mondjuk az e-mailek megválaszolása.

Kezdd a legnagyobb feladattal!

Egy ezzel ellentétes elmélet szerint jó hatással van az egész napi motivációnk megalapozására, ha a munkát egy jelentős feladat „kipipálásával” kezdjük. Ha nem folyatjuk szét a reggelünket, hanem dinamikusan abszolválunk egy nagyobb munkát, az azzal járó elégedettségérzés hatalmas lökést ad a további produktivitásuknak.

Appok és szoftverek

A fenti módszerek alkalmazását számos feladatkezelő szoftverrel és app-pal tudjuk tovább támogatni. Ilyen például a Todoist, a Trello, az Asana, programozóknak a Jira; időmérésre pedig kiváló a Tomatimer, a Pomofocus, a Toggl vagy az E.ggTimer.