Netikett: egy egyszerű de annál fontosabb mozaikszó. Tény, hogy az internet robbanásszerű terjedése a társadalmunkat is megváltoztatta. Számos dologhoz férünk hozzá az online térben, így a kommunikáció és az információ megosztása is megváltozott. Az online térben való viselkedésnek és kommunikációnak is megvannak a maga írott és íratlan szabályai, ezt nevezzük netikettnek. A virtuális világba való belépés azonban nem csak lehetőséget, hanem felelősséget is jelent, hiszen az Interneten mindennek nyoma marad.

Mit takar a netikett kifejezés?

A netikett az angol „network etiquette” szóból ered. Olyan viselkedési normák összessége, amelyeket az internetes felhasználóknak illene betartaniuk, ahhoz, hogy tiszteletteljesen, biztonságosan és hatékonyan kommunikálhassanak egymással az online térben.

Miért fontos a netikett szabályait betartani?

Sok kellemetlenségtől kímélhetjük meg magunkat, ha tisztában vagyunk az alapvető szabályokkal. Kivel és milyen információt (akár fotót) osztunk meg? Milyen stílusban véleményezzük mások tevékenységét vagy megnyilvánulásait? Ha a való életben se mennénk bele értelmetlen vitákba, akkor online sincs több értelme.

A szabályok betartása nem csak a saját biztonságunk és nyugalmunk érdekében fontos. Ha vannak gyerekek a családban, ők még nagyobb veszélynek vannak kitéve. Vagy gondoljunk csak az idősebb generációra, akik számára teljesen új az Internet világa és bár használják bizonyos mértékig, jóval kevesebb ismerettel rendelkeznek a témában. Fontos, hogy mi is és a hozzánk közel állók is tisztában legyünk az online tér kínálta lehetőségekkel és veszélyekkel.

Netikett a munkában

A munkahelyi online interakció esetében is számos fontos szabály van, amelyekkel nem árt, ha tisztában vagyunk. Viselkedésünk itt ugyanolyan fontos, mint a privát életben.

E-mailes kommunikáció

 

  • Ne továbbítsunk spameket. Bár az IT biztonsági rendszereknek köszönhetően egyre jobban kiszűrhetőek a veszélyes tartalmak, de ügyeljünk rá mi is, mi az, amit valóban szükséges továbbítani. Kamu számlák, fizetési felszólítások még jól szabályozott cégeknél is előfordul, hogy átcsúsznak a rendszeren. Sok esetben a munkahelyi malőrök adják a mémek alapját, de lehetőleg ne mi legyünk a következő meme ikon.

  • Reply all: a „válasz mindenkinek” funkció nagyon hasznos, ha valóban olyan információt osztunk meg, ami mindenkit érint. Amennyiben nem, válaszoljunk csak annak a szűk csoportnak, akiknek további kérdésünket, kérésünket célozzuk.  Borzasztó zavaró tud lenni, amikor olyan levelezéseken maradunk rajta, amely számunkra már semmilyen releváns információt nem tartalmaz, ugyanakkor átláthatatlanná teszi a mailboxunkat és esetleg olyan e-maileket nem veszünk észre, amelyek valóban nekünk szólnak.
  • A tárgy mindig legyen egyértelmű: akár e-mailt írunk, akár meghívót küldünk ki egy megbeszélésről, mindig legyen egyértelmű milyen témában keressük a másikat. A „beszélnünk kell” vagy a tárgyba írt kérdések például „hol a riport?” nem csak értelmezhetetlenek és időrablóak, de sok esetben udvariatlanok is. Ha megbeszélést írunk ki, mindig legyen egyértelmű a téma, hogy online vagy személyesen tervezzük-e? Utóbbi esetében a tárgyalót is jelöljük meg és foglaljuk be. Figyeljünk rá, hogy kiknek kell kötelezően részt venniük a megbeszélésen. A meghívóba tegyünk egy rövid agendát is a megbeszélés főbb pontjaival, ha van csatolmány, linkeljük azt is.

Chat

  • Közös chat: akárcsak a privát életben, a munkahelyen is kialakulnak a közös chat beszélgetések. Sokszor keverednek itt a privát és munkával kapcsolatos témák. Figyeljünk rá, hol mit osztunk meg. Nagyon kellemetlen tud lenni, ha a közös chatekben másokra erőltetjük a csak 1-2 embernek szóló, privát üzeneteink olvasását.
  • Gyors, rövid egyeztetés chaten. A legtöbb munkahelyen vannak előírt folyamatok, de legalábbis szokásrendszerek, ahogyan az információt megosztják egymással a munkatársak. Ez általában valamilyen fájlmegosztó rendszeren keresztül, esetleg emailben történik. A chat a legkevésbé formális felület a munkatársak informálására. Ezért ne chaten küldözgessük vissza a véglegesnek szánt anyagokat, ha amúgy erre van közös felületünk. A feladattal kapcsolatos briefet, fő utasításokat ne itt osszuk meg. Használjuk a chatet a gyors, rövid kérdésekre, egyeztetésre. Ha a téma több időt igényel, inkább szervezzünk megbeszélést a kérdések átbeszélésére.
  • A folyosói beszélgetések gyakran áthelyeződnek a chatre. Ne kritizáljunk másokat itt sem, kerüljük a pletykálkodást. Ne felejtsük el, hogy egy kicsit ironikus megjegyzés is mekkora galibát okozhat, ráadásul ezeket a tartalmakat is tárolja valahol valamilyen szerver, így visszakereshetőek.

Online meeting

A minél informatívabb meghívóról már esett szó korábban, de ezen kívül is akadnak még olyan apróságok, amelyekre érdemes kitérni.

  • Kamera. Még mindig sokan vannak, akik nem szeretik, azonban, ha online tartjuk a megbeszélést, kapcsoljunk kamerát. Sokkal hatékonyabb, ha látjuk is a másik reakcióját az elhangzottakra, nem csak halljuk.
  • Öltözzünk mindig úgy, mintha csak az irodában lennénk. Ha otthonról dolgozunk, akkor is legyünk mindig kamera-készek. Sosem tudhatjuk, mikor adódik egy ad hoc megbeszélés. Tiszteljük meg a többieket azzal, hogy rendezett külsővel jelenünk meg.
  • Mute/unmute: ha nem beszélünk, halkítsuk le magunkat. Nagyon bosszantó, amikor az előadó mellett mások beszélgetése vagy a háttérzaj behallatszik. Vélhetően egy személyes meetingen sem beszélnénk másokkal párhuzamosan.

  • Kérdés feltevés. Ha kérdésünk van, ne kiabáljunk bele a megbeszélésbe. Míg egy személyes megbeszélésen a testtartásunkkal, arckifejezésünkkel könnyedén jelezhetjük, hogy szeretnénk hozzászólni a témához, addig ez az online térben egyáltalán nem egyértelmű vagy nem is észrevehető. Használjuk a „kéz feltétel” gombot, ami az előadó számára is világosan jelzi, hogy szeretnénk kérdezni.
  • Meeting chat: ugyanaz igaz itt is, mint fentebb a közös chatnél. Sőt, itt még fokozottabban figyeljünk! Sok vicces és kevésbé vicces esetet is szült már, amikor a munkatársak véletlenül a megbeszéléshez tartozó chat ablakban fejtették ki véleményüket az új projekttel kapcsolatban.

A távolról végzett munka egy másik aspektusa, hogy kicsit mindenki láthatatlanná válik. Sok vezetőt, a mai napig zavar, hogy nem látják munkatársaikat, nincsenek folyamatosan szem előtt. Ezzel a hozzáállással aligha tudunk mit kezdeni munkavállalóként, azonban elkerülhetjük a felesleges feszültséget, ha időnként hírt adunk magunkról és a feladataink státuszáról. Fontos, hogy tartsuk a határidőket vagy ha csúszás várható, azt időben és egyértelműen kommunikáljuk. Így senki sem érezheti úgy, hogy próbálunk elsunnyogni valamit az online térben.